HÔTELS ET CENTRES DE VILLÉGIATURE FOUR SEASONS
AVIS DE CONFIDENTIALITÉ DU DEMANDEUR

Notre engagement à l’égard de la protection de la vie privée
 

Four Seasons Hotels and Resorts (« Four Seasons », « nous », « notre » et « nos ») prend la question de la protection de votre vie privée au sérieux. Nous nous engageons à utiliser et à sécuriser vos informations personnelles (définies ci-dessous) d’une manière raisonnable, comme indiqué dans le présent Avis de confidentialité du demandeur (« Avis »). [1]

Le présent Avis a été conçu pour se conformer à diverses lois dans les juridictions dans lesquelles nous opérons et qui régissent la façon dont les entités peuvent collecter et utiliser les informations personnelles (« Lois sur la confidentialité »).  

Le présent Avis s’applique à la façon dont Four Seasons traite les Renseignements personnels des personnes qui postulent à des postes chez Four Seasons (« Candidats ») et explique les façons dont nous recueillons, utilisons, stockons, protégeons et divulguons les Renseignements personnels des Candidats. Si les lois applicables (définies ci-dessous) entrent en conflit avec le présent Avis, les demandeurs doivent se conformer aux lois applicables.

Le présent avis peut être modifié ou mis à jour de temps à autre. La date d’entrée en vigueur est indiquée au bas de l’avis. 

 

1.   Qu’est-ce qu’un renseignement personnel ?

Les « renseignements personnels » sont tous les renseignements qui identifient, se rapportent à, décrivent, sont raisonnablement susceptibles d’être associés à, ou pourraient raisonnablement être liés, directement ou indirectement, avec une personne ou un ménage particulier. Les renseignements sont considérés comme se rapportant à un individu identifiable lorsque ces renseignements peuvent être utilisés, soit par eux-mêmes, soit avec d’autres renseignements, directement ou indirectement, pour identifier une personne. Les renseignements personnels comprennent, entre autres, le nom, l’adresse électronique, le numéro de téléphone, le numéro d’identification d’un demandeur, comme le numéro de passeport, le numéro d’assurance sociale ou le numéro de sécurité sociale, ainsi que les identificateurs en ligne tels que l’adresse IP ou l’identifiant de l’appareil. 

 

2.   Quels renseignements personnels recueillons-nous ?

Nous pouvons recueillir, stocker et utiliser (collectivement, le « processus »), les types suivants de renseignements personnels vous concernant dans la mesure permise par les lois sur la protection de la vie privée, qui peuvent varier selon la juridiction :

• Coordonnées : y compris le nom, le nom de jeune fille et le nom de famille, le titre, l’adresse domiciliaire, les numéros de téléphone et les adresses électroniques personnelles ;

• Informations d’identité : y compris la date et le lieu de naissance, la citoyenneté, le pays de résidence, les documents délivrés par le gouvernement (par exemple, le numéro d’identification national, les informations de permis de conduire), le sexe, l’état civil et une photo de vous ;

• Informations de recrutement : y compris des copies de vos documents d’autorisation de travailler ; les vérifications des antécédents, les références et d’autres informations incluses dans votre CV, lettre de motivation ou correspondance avec nous dans le cadre du processus de candidature et de recrutement (par exemple, des informations sur vos qualifications, votre expérience, vos connaissances, vos compétences et vos capacités) ;

• Conditions d’emploi : y compris les détails relatifs ou contenus dans les lettres d’offre et les contrats de travail (par exemple, le titre du poste, la date de début, le lieu de l’emploi ou du lieu de travail, le type de contrat, le salaire et la rémunération, l’horaire, les congés annuels et la pension) ;

• Renseignements financiers : y compris vos antécédents de crédit dans le cadre d’une vérification de crédit, qui peut inclure certains renseignements sur le compte bancaire, les limites de crédit et les renseignements sur les prêts étudiants et autres ;

• Enregistrements vocaux ou d’images : y compris les enregistrements de séquences de télévision en circuit fermé (CCTV) dans les bureaux et les propriétés de Four Seasons et, lorsque les lois sur la protection de la vie privée le leur ont permis, les enregistrements d’entrevues menées en personne ou à distance.

Nous traitons également des informations personnelles sensibles dans les juridictions où nous sommes autorisés ou tenus de le faire par les lois sur la confidentialité et d’autres lois applicables, et uniquement à des fins spécifiques telles que la vérification des antécédents, la collecte de données sur l’égalité des chances en matière d’emploi, les données de représentation pour rendre compte de nos initiatives en matière de diversité, d’inclusion et d’appartenance, ou la collecte et la fourniture d’informations légalement requises à une autorité gouvernementale locale. Ces informations personnelles sensibles peuvent inclure des informations biométriques, la sécurité sociale, le permis de conduire, la carte d’identité de l’État ou le numéro de passeport ; l’origine raciale ou ethnique ; la connexion de compte, le compte financier, la carte de débit ou le numéro de carte de crédit en combinaison avec tout code de sécurité ou d’accès requis, mot de passe ou informations d’identification permettant l’accès à un compte ; géolocalisation précise ; les croyances religieuses ou philosophiques ; l’appartenance syndicale ; votre santé physique et mentale (p. ex., vos antécédents médicaux, vos traitements, votre état actuel de maladie, les résultats des tests de dépistage de drogues et le point de vue du médecin sur les limites ou les mesures d’adaptation demandées liées à votre rôle potentiel), vos condamnations et infractions criminelles, vos handicaps ; ou des données génétiques.

 

3.   Comment vos renseignements personnels sont-ils recueillis ?

Sous réserve des lois sur la protection de la vie privée, nous recueillons des renseignements personnels dans le cadre du processus de candidature et de recrutement lorsque vous nous les fournissez ou lorsque vous nous autorisez à les recueillir auprès d’autres personnes (par exemple en ce qui concerne les vérifications des antécédents et du crédit).

Les systèmes de vidéosurveillance surveillent de nombreux extérieurs et intérieurs de nos bureaux et propriétés 24 heures sur 24 pour des raisons de sécurité. Ces données peuvent être enregistrées. L’utilisation de la vidéosurveillance et l’enregistrement des données de vidéosurveillance ne sont effectués que si et dans la mesure permise par les lois sur la protection de la vie privée ou comme l’exigent les lois applicables.

 

4.   À quelles fins traitons-nous vos renseignements personnels ?

Four Seasons traite vos renseignements personnels uniquement aux fins permises par les lois sur la protection de la vie privée. Ces fins s’alignent sur une ou plusieurs des bases juridiques suivantes, en vertu desquelles nous sommes autorisés à traiter vos informations personnelles : (1) pour poursuivre nos intérêts commerciaux légitimes en identifiant des candidats pour rejoindre la main-d’œuvre Four Seasons dans nos bureaux et propriétés à travers le monde, ainsi que la gestion du processus de candidature, de recrutement et d’offre d’emploi ; et (2) pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires dans les pays dans lesquels Four Seasons exerce ses activités. 

Dans la mesure permise par les lois sur la confidentialité et d’autres lois applicables, nous traiterons vos informations personnelles aux fins suivantes :

Promouvoir des intérêts commerciaux légitimes : Nous traitons vos informations personnelles aux fins suivantes dans la poursuite de nos intérêts légitimes :

• l’examen et l’évaluation des qualifications professionnelles des candidats à un emploi ;

• communiquer avec les demandeurs et les références ;

• gérer le processus d’entrevue en personne et à distance, y compris permettre aux candidats de prendre des rendez-vous d’entrevue par voie électronique ; et

• pour les candidats retenus, gérer le processus d’intégration de Four Seasons.

Se conformer aux obligations légales : Nous traitons vos informations personnelles pour nous conformer aux obligations légales et réglementaires, y compris aux fins de :

• vous assurer que vous avez légalement le droit de travailler dans la juridiction dans laquelle vous seriez employé et que vous répondez aux exigences légales liées à votre fonction ; par exemple, si vous êtes employé comme conducteur, nous confirmerons que vous avez tous les permis et licences nécessaires pour conduire le ou les véhicules que vous serez employé à conduire ;

• le suivi et l’établissement de rapports sur l’égalité des chances en matière d’emploi ; et

• se conformer aux lois, procédures et réglementations applicables dans les pays où nous opérons, y compris celles liées à la divulgation d’informations personnelles aux autorités gouvernementales (« lois applicables »).

 

Vous ne serez pas soumis à des décisions qui auront un impact significatif sur vous en fonction uniquement de la prise de décision automatisée. Il y aura toujours une intervention humaine dans les décisions basées sur le traitement automatisé, y compris l’analyse automatisée, les tests et le profilage.

Nous traitons les renseignements personnels conformément aux lois sur la protection de la vie privée. Nous ne traitons pas les renseignements personnels à des fins ou d’une manière autre que celle décrite dans le présent avis, sauf si nous (1) vous informons séparément de la nouvelle fin, ou (2) nous avons obtenu votre consentement, directement ou indirectement, avant d’utiliser ou de divulguer vos renseignements personnels. Dans la mesure permise et/ou requise par la confidentialité ou d’autres lois applicables, nous pouvons fournir vos renseignements personnels aux organismes d’application de la loi, aux organismes de réglementation ou à d’autres organismes gouvernementaux à votre insu ou sans votre consentement.

 

5.   Avec qui partageons-nous vos renseignements personnels ?

En raison de la nature mondiale de nos opérations, nous avons besoin de la capacité de déplacer vos informations personnelles dans l’ensemble de notre organisation. À ce titre, nous pouvons partager certains de vos renseignements personnels avec les employés et les entités de Four Seasons, tels que votre gestionnaire potentiel, les employés avec lesquels vous pouvez travailler, les personnes qui vous intervieweront pour un poste chez Four Seasons, ainsi que les bureaux de Four Seasons.

 

Pour réaliser les objectifs décrits ci-dessus, nous partagerons vos informations personnelles avec des tiers lorsqu’il est nécessaire d’administrer le processus de demande, lorsque la loi l’exige ou lorsque nous avons un autre intérêt légitime à le faire. Nous pouvons partager certaines de vos informations personnelles avec les catégories suivantes de tiers :

• les fournisseurs de services de technologie de l’information (p. ex., la sauvegarde informatique, l’entreposage d’archives, les fournisseurs de systèmes de TI) ;

• les consultants et autres fournisseurs de services professionnels (p. ex., les comptables, les vérificateurs, la gestion des ressources humaines, les services de recrutement, les conseillers juridiques externes et les services consultatifs) ;

• d’autres fournisseurs de services tiers (p. ex., des services de relocalisation, des fournisseurs de vérification des antécédents, des services d’urgence internationaux et des agents de voyages d’affaires) ;

• les autorités juridiques et réglementaires ; et

• les agences gouvernementales étatiques ou fédérales.

Four Seasons peut être impliquée dans (a) l’achat, la vente ou toute autre acquisition ou disposition de tout ou partie de notre entreprise ou de l’un de nos actifs, ou d’une Propriété appartenant à un tiers ; (b) notre fusion avec une autre organisation ; c) l’octroi d’un prêt ou d’un autre financement ; d) la création d’une charge sur des biens ou des valeurs mobilières, ou la prise d’une sûreté sur des biens ou des valeurs mobilières ; ou (e) la location ou la licence de l’un des actifs de Four Seasons (chacun une « transaction commerciale »). Dans le contexte d’une transaction commerciale, nous pouvons divulguer des informations personnelles et, ce faisant, nous nous conformerons aux exigences des lois sur la confidentialité.

Four Seasons gère les Propriétés pour le compte de tiers propriétaires. Four Seasons peut divulguer à un tel propriétaire certains renseignements sur le demandeur, au besoin, pour gérer la relation contractuelle potentielle entre le demandeur et le tiers propriétaire concerné, le cas échéant. Tous les autres renseignements personnels sont la propriété de Four Seasons et ne sont pas partagés avec les propriétaires fonciers.

 

Consultez la section « Protection de vos renseignements personnels » pour obtenir des renseignements sur la façon dont nous protégeons vos renseignements personnels lorsque nous les partageons avec d’autres personnes.

6.   Transferts de vos informations personnelles en dehors de votre pays d’origine

Vos renseignements personnels peuvent être traités par Four Seasons et les autres parties décrites dans la section « Avec qui partageons-nous vos renseignements personnels », n’importe où dans le monde, y compris dans les pays où les lois sur la confidentialité des données peuvent ne pas être équivalentes ou aussi protectrices que les lois de votre pays d’origine. Nous mettreons en œuvre des mesures appropriées pour nous assurer que vos informations personnelles restent protégées et sécurisées lorsqu’elles sont transférées à l’extérieur de votre pays d’origine, conformément aux lois sur la confidentialité.

 

7.   Protection de vos renseignements personnels

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité pour protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que l’accès non autorisé, la collecte, la divulgation, la copie, l’utilisation, l’élimination ou la modification, quel que soit le format dans lequel les informations sont conservées. Les mesures de sécurité en place comprennent des mesures physiques, organisationnelles et technologiques pour protéger les renseignements personnels dont nous avons la garde ou le contrôle. Par exemple, nous utilisons des pare-feu électroniques et des moyens sécurisés pour éliminer les renseignements personnels.

Nous mettons également en œuvre des contrôles d’accès pour limiter la quantité de vos informations personnelles disponibles pour les employés, les agents, les sous-traitants et d’autres tiers en fonction de leur besoin commercial de connaître vos informations personnelles. Nous n’autorisons les fournisseurs de services à traiter vos renseignements personnels qu’à des fins précises et/ou conformément à nos instructions. Tous les fournisseurs de services tiers sont contractuellement tenus de mettre en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos renseignements personnels et sont autrement tenus d’adopter des mesures de protection appropriées en ce qui concerne le traitement de vos renseignements personnels (y compris en ce qui concerne le maintien de la confidentialité de vos renseignements personnels).

Nous avons mis en place des procédures pour traiter toute violation présumée de la sécurité des données et nous vous informerons, ainsi que tout organisme de réglementation applicable, d’une violation lorsque nous sommes légalement tenus de le faire.

 

8.   Pendant combien de temps conserverons-nous vos renseignements personnels ?

 

Nous conserverons vos informations personnelles, telles que mises à jour de temps à autre conformément au présent avis, pendant la période de temps requise ou autorisée par la confidentialité ou d’autres lois applicables dans le pays dans lequel elles sont stockées. Nous supprimerons vos renseignements personnels dès qu’ils ne seront plus raisonnablement nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. 

 

9.   Vos droits

Vous pourriez avoir droit à :

• nous renseigner sur le traitement de vos renseignements personnels, y compris demander (i) des catégories de renseignements personnels recueillis, (ii) des sources d’information personnelle, (iii) des tiers à qui l’entreprise a divulgué les renseignements personnels, et (iv) quels renseignements personnels ont été partagés et à qui ;

• demander la correction et/ou la suppression de vos renseignements personnels ;

• demander la restriction du traitement de vos informations personnelles, ou s’opposer à ce traitement ;

• demander la réception ou la transmission de vos renseignements personnels à une autre organisation, dans un format lisible par machine ; et

• dans certains pays, déposez une plainte auprès de votre autorité de surveillance locale si vous pensez que vos droits à la vie privée ont été violés, ou si vous avez souffert en raison du traitement illégal de vos informations personnelles.

L’exercice de vos droits est gratuit. Cependant, nous avons le droit, à notre seule discrétion, de refuser de répondre à votre demande ou de facturer des frais raisonnables pour répondre à plusieurs demandes consécutives similaires, ou à des demandes manifestement infondées ou excessives. Nous avons également le droit de refuser des demandes pour des motifs législatifs ; dans de tels cas, nous vous informerons d’une telle déclinaison et vous expliquerons les raisons pour lesquelles nous le faisons.

Veuillez noter que vos droits peuvent varier en fonction de la juridiction dans laquelle vos informations personnelles sont traitées. Si vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements sur vos droits ou si vous avez des préoccupations au sujet de notre traitement de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec le chef de la protection de la vie privée de Four Seasons (voir les coordonnées ci-dessous).

 

10.        Questions, plaintes et renseignements supplémentaires

 

Si vous postulez pour un poste dans une propriété Four Seasons, votre principal point de contact lié au présent avis est votre personne-ressource de personnes et de culture pour la propriété. De plus, Four Seasons a désigné un chef de la protection des renseignements personnels qui peut répondre à toutes vos questions au sujet du présent avis et répondre à toute préoccupation que vous pourriez avoir concernant vos renseignements personnels. Nous pouvons joindre notre chef de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante :

 

Chef de la protection des renseignements personnels
Four Seasons Hotels and Resorts
1165, rue Leslie
Toronto (Ontario) M3C 2K8
Canada
Courriel : privacy.officer@fourseasons.com

 

Date :    Janvier 2023

 

[1] Le présent Avis a été adopté par Four Seasons Hotels Limited et ses filiales et sociétés affiliées directes et indirectes qui gèrent et exploitent des hôtels, des centres de villégiature, des propriétés résidentielles de marque Four Seasons et le Four Seasons Private Jet and Yacht (chacun étant une « propriété » et collectivement des « propriétés »). Les références à « nous », « notre », « nos » et « Quatre Saisons » tout au long du présent Avis de confidentialité, selon le contexte, font référence soit collectivement à ces entités juridiques distinctes et distinctes, soit à une entité individuelle.